Recientemente, se han instalado nuevos equipos especiales en la EIF y es necesario crear un protocolo para coordinar y regular su uso. Actualmente, se consideran especiales los siguientes equipos/laboratorios:
- Cámara anecoica de microondas (Sótano del Edificio Laboratorios II).
- Túnel de viento (en construcción).
En el futuro, se irán incorporando otros elementos a esta lista.
Mesa de coordinación
Para cada elemento, se creará una mesa de coordinación formada por:
- El Subdirector de Infraestructuras Tecnológicas, Laboratorios y Presupuesto de la EIF.
- Al menos dos expertos en el uso del equipo especial, que serán propuestos por la Dirección de la EIF. Por lo general, esos expertos serán los promotores de la adquisición del elemento.
Esta mesa de coordinación se encargará de:
- La creación de un documento en el que se definen de las normas de uso del elemento.
- La gestión de reservas (priorización, re-asignación, etc.).
- La gestión de las autorizaciones para acceder al espacio correspondiente.
- La administración de los recursos necesarios para usar el elemento (fungible/consumibles, etc.).
Se usará el sistema MRBS de la EIF (https://labs.eif.urjc.es/mrbs/) para reservar el espacio/elemento correspondiente y coordinar su uso.
Envío de solicitudes
Los profesores e investigadores que deseen usar un equipo especial deberán enviar una petición por correo electrónico al Subdirector de Infraestructuras Tecnológicas, Laboratorios y Presupuesto <eif.infraestructuras@urjc.es>.
La petición debe incluir los siguientes puntos:
- Los datos del responsable de la solicitud. Toda la actividad debe tener un responsable, que se hará cargo del correcto uso del equipamiento según las normas de uso.
- El listado completo de los usuarios presentes en la actividad, especificando si se trata de estudiantes, investigadores y/o profesores.
- Las fechas y franjas horarias de la actividad.
- Una descripción detallada de la actividad, incluyendo los gastos previstos (fungible, etc.).
Evaluación de solicitudes
El Subdirector remitirá las solicitudes al resto de miembros de la mesa de coordinación. Los expertos emitirán un informe evaluando la solicitud (experiencia de los usuarios, tipo de actividad, recursos necesarios, posibles riesgos, etc.). Los expertos podrán especificar requisitos y condiciones para realizar la actividad.
Si todos los informes son positivos, la solicitud será aceptada. Un único informe negativo provocará que la solicitud sea desestimada y requiera una revaluación.
Confirmación y realización de la actividad
Una vez aprobada la actividad, el responsable deberá firmar una hoja de reserva que será proporcionada por el Subdirector de Infraestructuras Tecnológicas, Laboratorios y Presupuesto. La firma podrá ser digital o manuscrita. El hecho de firmar la reserva, así como de figurar como usuario del laboratorio, implica la aceptación de todas las normas de uso indicadas en el documento.
Después de firmar la hoja de reserva, el Subdirector de Infraestructuras Tecnológicas, Laboratorios y Presupuesto comunicará la actividad a los Técnicos de Laboratorio de la EIF que se encargarán de (I) anotar la reserva del espacio en el sistema MRBS de la EIF y (II) notificar la autorización correspondiente a los auxiliares del edificio correspondiente para poder garantizar el acceso al espacio.
Teniendo en cuenta que pueden surgir imprevistos y retrasos en el desarrollo de las actividades, las reservas pueden ser ampliadas y modificadas durante su uso. En este caso, el responsable tendrá que ponerse en contacto con el Subdirector de Infraestructuras Tecnológicas, Laboratorios y Presupuesto para explicar la situación. En caso de que los retrasos y ampliaciones impliquen un solapamiento entre usuarios, la mesa de coordinación valorará la situación y resolverá posibles conflictos.
Al finalizar el periodo de uso, es necesario remitir un informe a la mesa de coordinación indicando las posibles incidencias. También será necesario preparar el equipo para su próximo uso.
